צריך לתת ללקוח זיכוי.
איך מחזירים לו את הכסף?
יש 2 אפשרויות עיקריות: ביטול המסמך, או יצירת מסמך חדש במינוס.
אופציה 1 – ביטול המסמך
ביטול המסמך ינסה להחזיר כסף ללקוח בצורה שהכסף התקבל:
- מזומן – המערכת תוציא את הכסף מהקופת מזומן שקיים במערכת, ואתם פיזית תוציאו כסף מהקופה ותחזירו ללקוח.
- הו"ק – אין אפשרות לזכות לקוחות בהו"ק, ולכן המערכת תעביר את התשלום למערכת ההוצאות, להמשך תשלום כמו כל תשלום לספק.
- כרטיס אשראי – המערכת תנסה להחזיר את הכסף ישירות לכרטיס אשראי שממנו התקבל התשלום. אם התשלום לא יעבור בהצלחה. המערכת תעביר את התשלום למערכת ההוצאות.
- שיק – המערכת תבטל את השיק שנרשם במערכת. ואתם גם תחזירו או תקרעו את השיק שקיבלתם.
- העברה בנקאית – המערכת תעביר את התשלום למערכת ההוצאות, להמשך תשלום כמו כל תשלום לספק.
שימו לב, איזה סוג מסמך אתם מבטלים.
קבלה מבטל את רק את החלק של התשלום, והלקוח עדיין יהיה בחוב עבור הדרישת תשלום שקיים במסמך אחר נפרד.
חשבון קבלה, מבטל את החוב וגם את התשלום, והלקוח לא ישאר בחוב.
איך לבטל את החשבונית:
- ללחוץ על ביטול חשבונית
- לבחור באופציה המתאימה
- 1. ביטול חיוב ולהחזיר את החוב. צריך להחזיר את הכסף ללקוח
- 2. תשלום לא התקבל, אם בטעות הוצאת קבלה, אבל הכסף בכלל לא התקבל ואין צורך להחזיר ללקוח את הכסף.
- 3. הקבלה נכונה, אבל יש טעות בלקוח או שהתכוונתם להוציא קבלה תרומה.
- חובה להוסיף סיבה לשינוי, הסבר קצר.
- ללחוץ על אישור
במקרה והתשלום עבר למערכת ההוצאות, ומחכה לתשלום יחד עם כל התשלומים לספקים, פרטי הבנק של הלקוח, אמורים להיכנס אוטומטי, במקרה ולא. תיכנסו לכרטסת של הלקוח, תחליפו אותו לספק באופן זמני. (תסגרו את החלון לריענון, ותפתחו מחדש), תעברו ללשונית של "תנאי תשלום ונתוני מיסוי", תכניסו את הפרטי בנק של הלקוח, ותחזירו אותו למצב של לקוחות.
אופציה 2 – יצירת מסמך חדש במינוס
אם אתם רוצים להחזיר רק חלק מהתשלום, או רוצים לבחור בהחזר באמצעי תשלום שונה מהתקבול. תבחרו באופציה של יצירת מסמך חדש.
יש רק 2 אפשרויות של החזר כסף ללקוח, החזר באשראי, או החזר דרך מערכת ההוצאות.
כדי להחזיר כסף באשראי,
תיצרו מסמך חדש – חשבון קבלה.
תכניסו בפריט את הסכום במינוס. אח"כ ליחצו על קבל תשלום, שם תבחרו באשראי, ותבחרו באשראי הקיים או תכניסו מספר חדש.
המערכת תנסה מיידית להחזיר ללקוח את הכסף.
שימו לב, שבזיכויים, רוב החברות מאוד מוגבלות בסכומים (בהתאם למה שאתם חתמתם מול חברת האשראי). יש מגבלה יומית, ויש מגבלה של עסקה. (מגבלה יומית כ2500- שח ביום, מגבלה של עסקה כ500- ). ולכן לפעמים תצטרכו לבצע כמה תשלומים באותו יום.
כדי להחזיר ללקוח כסף דרך מערכת ההוצאות.
תיצרו דרישת תשלום, שימו בפריט את הסכום במינוס. ותפיקו את המסמך.
אח"כ כנסו לכרטיס לקוח, ולחצו על קבל תשלום על חוב. שם תראו את המסמך במינוס. סמנו אותו ולמטה על הכפתור הפק קבלה להחזר. זה יעביר את הזיכוי כתשלום למערכת ההוצאות. שם תשלימו את העסקה כמו כל תשלום אחר לספק.