בלחיצה על הכנת מסמכים נכנס לחלון מערכת חיוב ומעקב על כל תשלומי הלקוחות.
כאן נוכל לראות את כל החשבוניות שאי פעם יצרנו.
וגם נוכל ליצור מסמכים חדשים, עבור חיובים חד פעמיים, שלא נבצע דרך החוזים.
במסך הזה ניתן לעקוב אחר כל החשבוניות שהפקתם בעבר
בחלק הזה אפשר לבחור איזה מסמכים רוצים לראות, עם חלוקה לפי סטטוס המסמך
בברירת מחדל, תמיד נפתח טיוטא – מסך זה צריך להיות תמיד ריק
.מסמך בטיוטא לא נכנס לתקציב, ולא עובר להנה"חחובה לפתוח את המסמכים (ע"י לחיצה על פירוט) ולסיים את ההפקה שלהם (על ידי לחיצה על שמור והדפס או שמור ושלח)
כאן אפשר לעשות סינונים שונים, לפי שם הלקוח, סוג המסמך, מספר אסמכתא ועוד
מומלץ לסמן 
, לפני שעושים חיפוש
ניתן לסנן את הטבלאות בתקציבית, ניתן לעמוד על עמודה, וללחוץ על הלחצן הימני באקסל, ולמיין את העמודה. (מהקטן לגדול, מהישן לחדש, מא' עד ת')
פירוט – יפתח את החשבונית
זכוכית מגדלת – תצוגה מקדימה של המסמך שנוצר
מעטפה – שליחה של החשבונית
כל מקום שיש ריבוע צהוב, אפשר ללחוץ לחיצה כפולה, ויפתח לוג. עם היסטוריה, תאריכים, ושם המבצע
בצד ימין של מסך זה ניתן להפיק את המסמכים הבאים:
- חשבון קבלה – מאפשר לך להוציא חשבונית ללקוח וקבלה על התשלום ברגע קליטת הכספים.
- קבלה תרומה – מאפשר לך לגבות תרומה ולהוציא קבלה מיידית.
- דרישת תשלום – מאפשר לך להוציא חשבונית ללקוח בלי תשלום מיידי, הלקוח יכנס לחוב.
- חיוב פנימי – מאפשר לך להוציא חשבונית עבור התחשבנות פנימית בעסק, במקום תשלום קיזוז מול סעיף הוצאה.
- חיוב קבוצתי – מאשר לך להוציא חשבונית עבור לקוחות רבים בבת אחת, ע"י יבוא מאקסל, או ע"י קבוצות מוגדרות מראש.
- קופה רושמת – מאפשר לך להוציא חשבון קבלה דרך סולק אשראי פיזי במקום.
- חיובים שונים – בנוסף יכולים להיות לכם סוגי מסמכים שונים, בהתאם לצורך של העסק שלכם (חשבונית מס קבלה, חשבון עסקה, הצעת מחיר ועוד)
פתיחת חשבונית חדשה
נעשה הדגמה על יצירת חשבון קבלה, כל שאר סוגי המסמכים דומים מאוד.
- לבחור את שם הלקוח, אם הלקוח לא קיים כבר במערכת, ללחוץ על צור לקוח חדש מצד שמאל.
- לבחור את הפריט (עבור מה הלקוח משלם) מתוך רשימה קיימת. (איך לפתוח פריט חדש? לחצו כאן וגללו מטה ל׳ניהול פריטים׳) תיאור כללי- כברירת מחדל יעתיק את הפריט, אבל אתם יכולים לבחור לשים תיאור אחר. סעיף תקציבי יכנס אוטומטי עם הפריט.
- להכניס מחיר וכמות, ניתן גם להוסיף הערה אם רוצים.
- ללחוץ על קבל תשלום, ולבחור באופציית תשלום המתאים, ולהכניס את כל הפרטים. בדרישת תשלום, כאן יופיע כפתור של חשב תשלומים, צריך ללחוץ עליו ולסמן מתי ואיך אתם חושבים שהכסף יגבה.
- ללחוץ על שמור והדפס או שמור ושלח. חובה ללחוץ על אחד מהם, בלי זה המסמך ישאר בטיוטה, ולא יעבור להנה"ח.
אם תלחצו על ׳שמור והדפס׳ ייפתח לכם החלון הזה:
יישלח בדואר אלקטרוני
(יישלח קישור לקבלה בהודעת טקטסט (השירות בתשלום
יישלח קישור לחשבונית דרך ווצאפ
(.החשבונית תישלח דרך דואר ישראל (השירות בתשלום
החשבונית תשלח לחברה חיצונית, הם ידפיסו אותו וישלחו ללקוח בתוך מעטפה עם הלוגו שלכם. השירות בתשלום נוסף, לחיבור ראשוני נא ליצור קשר עם התמיכה
סליקה אוטומטית:
אם אתם נמצאים בסליקה אוטומטית, המערכת תעבור כל לילה סריקה על כל החשבוניות שלכם, ואם יש חוב שצריך לגבות, המערכת תגבה אותו באופן אוטומטי (דרך אשראי או הו"ק). לכן כשאתם יוצרים דרישת תשלום ולוחצים על חשב תשלומים, שימו לב, לצורת התשלום ולתאריך שאתם מכניסים.