המדריך המלא: 8 – דוחות, נכסים, פריטים, פרויקטים ועוד

בצד שמאל של המסך, יש טור עם כפתורים.

כרטסת לקוחות – כאן תוכלו להיכנס ולראות את הכרטסת (כרטיס הנה"ח) של הלקוחות. לא מאוד שימושי במערכת ההכנסות

מחולל דוחות – כאן ניתן להוציא דוחות שונים, דוחות הכנסה, הוצאה, תרומות, לקוחות, תקציב, מונים ועוד

אלפון לקוחות – כאן ניתן לראות ברשימה מרוכזת את כל הלקוחות עם מידע נוסף על כל לקוח.

נכסים – כאן מנהלים את הנכסים שלכם (רלוונטי ללקוחות שיש גביה ע"פ מונה)

שיחה נכנסת / איתור לקוח (F3) – כאן בוחרים בלקוח המבוקש ונכנסים לכרטיס לקוח שלו. ניתן להיכנס גם עלי ידי לחיצה על הכפתור F3

ניהול פריטים – כאן ניתן לנהל את הפריטים, לשייך פריט לסעיף תקציבי, להוציא דוחות על הפריטים, ולמצוא את הקוד של הפריט עבור דף נחיתה.

פרוייקטים – כאן ניתן לנהל פרוייקטים/קבוצות/כיתות…

---

1. כאן מכניסים את מספר הלקוח (מימין) או שם הלקוח (משמאל), ולוחצים לחיצה כפולה על הלקוח הרצוי.
2. כאן יש מעבר בין לשוניות שונות, לדוג' תחת הגדרות בהנה"ח אפשר להפוך לקוח ללא פעיל, או ללקוח פנימי.
3. חשבון חדש – אם אתם רוצים לפתוח כרטיס חדש עבור לקוח שלא קיים במערכת לחצו כאן
4. ניתן לראות את הכרטסת של הלקוח, על ידי לחיצה כפולה על אחד מהמספרים

---

1. לבחור את הלשונית המתאימה לנושא של הדוח הרצוי.
2. לבחור את הדוח שאתם רוצים להפיק
3. לבחור את התצורה של הדוח הרצוי. דוח, אקסל, PDF, שמירת קובץ…
4. לסמן את צורת הפקת הדוח, הצג – לפתוח את הדוח. לשלוח בדוא"ל, או לשמור קובץ

---

1. אפשר לסמן לקוחות ספיציפיים
2. כשלוחצים על החץ יפתח רשימה של אפשרויות, שליחת SMS, הוספה לפרוייקט, הוסף לחוזה ועוד. בוחרים בפעולה הרצויה ולוחצים על הפעל. זה יבצע את הפעולה רק על הלקוחות המסומנים
3. אפשר לסמן את כל הלקוחות בבת אחת, או לבטל אותם. או לסנן את הלקוחות לפי קוד מיון, קבוצה…
4. ניתן גם מכאן לפתוח כרטיס עבור לקוח חדש
5. יצא לאקסל, אפשר לייצא את כל הלקוחות לקובץ אקסל.

---

1. רשימה של כל המספרי נכס. אתם מכניסים את המספר נכס בפעם הראשונה שפותחים את הנכס. אח"כ זה ננעל ולא ניתן לשינוי.
2. סוג חוזה מטפל. כאן משייכים את הנכס לחוזה. ליישוב אחד יכול להיות 2 חוזים שונים. כאן מגדירים איזה נכס יחוייב דרך איזה חוזה
3. משלם נוכחי, כאן מקשרים את הנכס ללקוח שמשלם עבור הקריאות מים וחשמל
4. סדר הליכה. אם אתם קוראים את המונים בצורה ידנית על ידי איש תחזוקה שהולך מבית לבית. כאן אפשר להכניס את הסדר שהמונים יופיעו לאיש תחזוקה.
5. נכס, כאן ניתן לפתוח את הנכס, ולהגדיר את המונים תעריפים, נפשות ועוד.. הסבר בהמשך.
6. לקוח – ניתן ללחוץ כאן ולפתוח את הכרטיס לקוח
7. כאן ניתן להגדיר מונים ראשיים ולהוציא דוחות פחת
8. כאן מגדירים את התעריף של המים והחשמל. הסבר בהמשך.

1. נפשות / זכאים – אפשר להגדיר כאן את מספר הנפשות או מספר הזכאים (למים).
2. סוג חוזה מטפל – אפשר (שוב) להגדיר דרך איזה חוזה יווצרו החיובים של הנכס הזה.
3. תחת הנכס נפתח את כל המונים של הנכס, סוג מונה – נגדיר איזה סוג מונה פותחים, מים, חשמל, ארנונה… (מתוך רשימה מוגדרת מראש, להגדרת מונים נא לעבור לנושא הבא – תעריפים)
4. כאן נגדיר את סוג/תעריף החוזה. נבחר איזה סוג מונה זה מתוך רשימה מוגדרת מראש. כגון: רגיל, עסקי, גינון, מוסדות ציבור… (להגדרת סוגי מונים לעבור לנושא הבא – תעריפים)
5. להכניס לכאן את המספר מונה. המספר הפיזי שרשום על המונה של הלקוח
6. הזן קריאה, אפשר להכניס לכאן קריאת פתיחה או קריאה באמצע, בד"כ יבוצע דרך החוזה
7. היסטוריה – כאן אפשר לראות את כל ההיסטוריה קריאות של המונה הזה
8. יציאה מנכס, כשלקוח עובר דירה ויוצא מהנכס, לוחצים כאן ויוצאים באופן סופי

כאן נגדיר סוגים שונים ותעריפים שונים של מים וחשמל.

• קוד תעריף – צריך להכניס כאן מספר בסדר רץ.. המספר הבא בדוג' כאן 11
• סוג מונה – לבחור את סוג המונה שאותו אנחנו רוצים להגדיר, מים או חשמל. כדי להגדיר את סוגי המונים השונים, יש כפתור למטה או שניתן ללחוץ לחיצה כפולה ויפתח רשימה של סוגי מונים.
• סוג לקוח – כאן מגדירים את הסוגים השונים של לקוחות שישלמו בתעריף שונה. לדוג' עסקי, גינון, רגיל, מקווה, מבני ציבור ועוד (או תרצו בסוף שנה להוציא דוח שימוש של סוג לקוח מסויים). למטה או לחיצה כפולה יפתח רשימה של סוגי הלקוחות השונים.
• כמות התעריפים – כאן מגדירים כמה תעריפים שונים יש למונה וסוג לקוח הזה. לדוג' במים יש 2 תעריפים, לפי כמות השימוש
• האם לחשב לפי קוב לנפש – שימוש – לסמן בV אם רוצים שהתעריף השני יכנס לתוקף לפי שימוש הלקוח
• האם לחשב לפי קוב לנפש -קוב לנפש – להכניס כמה קוב לנפש מקבל הלקוח בתעריף הראשון.
• תשלום קבוע – סכום – אם רוצים שכל לקוח שיש מונה יגבה סכום קבוע, להכניס לכאן את הסכום
• תשלום קבוע – פריט תשלום קבוע – לשייך לאיזה פריט ישוייך ההכנסה הזאת (הרחבה בנושא ניהול פריטים)
• תעריף א – מחיר – להכניס מחיר עבור תעריף א' או תעריף יחיד (למי שאין יותר מתעריף אחד). מחיר לקוב, לקוט"ש או מטר רבוע
• תעריף א – פריט – לשייך לאיזה פריט ישוייך ההכנסה הזאת (הרחבה בנושא ניהול פריטים)
• תעריף ב – מחיר + פריט – כמו בתעריף א
• אגרת ביוב – אם אתם רוצים לגבות ביוב בנוסף לחיוב של המים, להכניס כאן מחיר ופריט. אין צורך להגדיל את כמות התעריפים עבור ביוב. רק עבור תעריפים נוספים.
• דוח ביוב ללא חיוב – לסמן אם אתם רוצים שיצא דוח של שימוש בביוב גם אם אין חיוב בפועל
• מונים – ניתן ללחוץ כאן ולראות איזה מונים משוייכים לכל סוג מונה

---

כאן ניתן לחפש כרטיס של לקוח.
ניתן לחפש לפי שם (פרטי או משפחה/ חלקי או שלם), טלפון או נייד, כתובת (רחוב, עיר, מספר דירה), דואל, ת.ז./מפתח חשבון, 4 ספרות של האשראי או מספק חשבון בנק

כשמתחילים להקליד עולה רשימה של כל האופציות המתאימות, ברגע שמצאתם את הלקוח הרצוי, לוחצים עליו לחיצה כפולה, ונפתח לכם הכרטיס לקוח (הדרכה נפרדת)

בצד שמאל הוסף חדש אפשר לפתוח חשבון חדש ללקוח שעדיין לא קיים במערכת

---

בניהול פריטים נגדיר את כל סוגי הפריטים השונים.
כל חיוב שיוצא מתקציבית מקושר לפריט, ולכן צריך לפתוח פריט שונה עבור כל סוג חיוב שונה.
מומלץ לפצל את הפריטים כמה שיותר, לא לנסות לאחד בין סוגי חיובים שונים. זה יעזור בסוף בשביל הוצאת דוחות מפורטים ומדוייקים יותר.
כל פריט מחובר לסעיף תקציבי.
סעיפים תקציביים מנסים לצמצם ולא לפתוח סעיף חדש עבור כל חיוב שונה. לעומת זאת את הפריטים נפצל כמה שיותר.
לדוג' כל סוגי החיובים השונים של "מחנה" נכנסים לסעיף תקציבי אחד של הכנסות נוער קיץ. כל סוגי המים השונים נכנסים לסעיף תקציבי אחד.
את כל ההגדרות של הפריטים עושים פעם אחת באופן חד פעמי.

1. שם פריט – כאן נרשום את השם של הפריט שעליו נחייב (את החלק הזה הלקוח יראה בחשבונית שהוא יקבל). כדי לפתוח פריט חדש, צריך לגלול עד ללמטה למצוא את השורה הריקה ולהתחיל לכתוב
2. מחיר – ניתן להכניס מחיר, אם יש מחיר קבוע. המחיר הוא ברירת מחדל וניתן לשנות אותו ידנית גם אח"כ
3. סעיף תקציבי – כאן מקשרים בין הפריט לסעיף התקציבי שלו
4. קבוצה – כאן מופיע המספר של הפריט. יש מקומות שונים במערכת שתצטרכו את הקוד פריט.
5. לא פעיל – כאשר אין צורך בפריט יותר, לא מוחקים אותו (כדי שלא נאבד מידע ישן) הופכים אותו ללא פעיל
6. איתור – ניתן לחפש פריט כאן.
7. רשימת רוכשים – ניתן לסמן פריט מסויים, ואח"כ ללחוץ כאן. כדי להוציא רשימה של כל הלקוחות שרכשו את הפריט הזה
8. דוח לפי חודשים – כאן ניתן להוציא דוח יותר מפורט, עם תאריכים, חלוקה לחודשים, מספר חשבונית ועוד..
9. ניתן לעבור בין הפריטים הפעילים, לא פעילים וכולם

---

תחת פרוייקטים אפשר לנהל קבוצות.
בשם הפרוייקט, נשים את השם של הקבוצה. (כדי לפתוח קבוצה חדשה, יורדים עד לסוף ומתחילים להקליד בשורה החדשה)
תחת סוג פרויקט, נבחר את הסוג המתאים, כל סוג יתן בסוף טבלה קצת שונה, עם שדות שונים. ניתן להחליף בין הסוגים השונים ללא הגבלה.
לחיצה על משתתפים – יפתח את הטבלה הסופית.
כדי להוסיף לקוח לפרוייקט/קבוצה, צריך להיכנס לכרטיס לקוח, וללחוץ על הסמן + ליד תוכניות / פרוייקטים , ולבחור בקבוצה הרצויה.

תחת פרוייקטים יש הרבה הגדרות ואפשרויות נוספות שאפשר לעשות.
פרטים נוספים בהדרכה נפרדת